Créer et gérer son panel

Dans l'onglet "Panel" de votre espace, ajoutez des participants à votre panel selon la méthode qui vous convient le mieux :

  • Ajouter les participants manuellement :

    1- Cliquez sur "Nouveau participant"

    2- Remplissez les champs que vous voulez. Seuls le prénom et l'email sont obligatoires.

    3- Cliquez sur "Enregistrer".

  • Transmettre un lien d'inscription public à vos participants : vous n'avez qu'à copier le lien fourni et le transmettre à votre communauté (sur vos réseaux sociaux, par Newsletter, ou autre...). Les participants s'inscrivent d'eux-mêmes et renseignent leurs données.

    Pour paramétrer la page d'inscription :

    1- Cliquez sur "Paramètres du formulaire"

    2- Choisissez un titre, un logo, et les données que les participants devront renseigner. Choisissez les tags qui seront visibles aux participants dans la liste déroulante (ils pourront alors se les affecter).

    3- Cliquez sur "Enregistrer".

  • Télécharger un CSV avec les données de vos participants :

    1- Cliquez sur "Import CSV".

    2- Importez votre fichier (format CSV uniquement, contenant une ligne d'en-tête).

    3- Indiquez, pour chaque colonne de votre fichier, quelle est la donnée correspondante. Si votre colonne ne doit pas être importée, laissez le champ vide. Vous devez obligatoirement indiquer une colonne Email identifiante. Indiquez également si vous avez collecté le consentement de ces utilisateurs en amont de l'import.

    4- Votre fichier s'importe. En cas d'erreur, vous pouvez ensuite télécharger le rapport d'erreur. Il vous suffit de le modifier aux données indiquées et de le réimporter.

Votre session n'est pas encore créée ? Regardez "Comment créer ma session ?".

Votre session est déjà créée ?

Dans votre onglet "Panel", sélectionnez les participants que vous souhaitez inviter à votre session. Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour filtrer vos participants (sur un tag, sur un pays, etc...) :

Une fois vos participants sélectionnés :

1- Choisissez "Inviter à une session" (en bas à droite).

2- Sélectionnez la session à laquelle vous souhaitez les inviter puis sur "Inviter". Votre session n'apparaît pas dans la liste des sessions ? C'est probablement qu'elle n'est pas encore publiée. Seules les sessions actives s'affichent.

3- Une modale apparaît vous permettant de rédiger un texte personnalisé qui sera inséré dans le mail d'invitation à vos participants.

4- Validez.

Vos participants ont été invités. Vous les retrouverez dans la colonne "Contactés" de votre tableau de suivi des participants de la session.

En cas de problèmes, contactez-nous par tchat ou par mail à contact@tandemz.io.

Les tags vous permettent de personnaliser entièrement votre panel : vous pouvez en créer autant que vous voulez et les affecter ensuite aux participants.

Pour créer un tag, vous pouvez :

  • soit ouvrir la fenêtre d'ajout d'un nouveau participant (Ajouter > Nouveau Participant). Dans le champ "Tags", tapez vos tags et appuyez sur "Entrée". Vos tags sont créés !
  • soit ouvrir la fenêtre de paramétrage du lien d’inscription (Ajouter > Lien d'inscription public > Paramètres du formulaire). Dans le champ "Tags", tapez vos tags et appuyez sur "Entrée". Vos tags sont créés !

Pour filtrer votre panel sur un tag en particulier, tapez le tag dans le champ de recherche :

Pour modifier / supprimer l'un de vos tags, contactez notre support par tchat ou à contact@tandemz.io.

Pour importer vos participants en masse, vous pouvez utiliser la fonction Import CSV qui se trouve dans votre onglet Panel :

Format du fichier

Votre fichier doit respecter les règles suivantes :

  • Format CSV
  • Avec une ligne d'en-tête (sans règle particulière - cette ligne ne sera pas importée)
  • Comportant une colonne Email

Les colonnes peuvent être placées dans l'ordre que vous souhaitez.

Règles lors de l'import

  • Pour mettre à jour un participant, il vous suffit d'importer ses données en indiquant l'email correspondant comme identifiant. Si une donnée est vide, l'import laisse la valeur précédente et n'efface pas le champ.
  • En cas d'erreur sur la donnée Email, la ligne n'est pas importée.
  • En cas d'erreur sur les autres données (ex: une date invalide, un numéro de téléphone inexistant), la donnée est ignorée mais les autres données de la ligne sont bien importées.
  • Des vérifications s'appliquent sur les données suivantes : numéro de téléphone, date de naissance, code postal, email, genre. Les autres données sont des champs textes libres.
  • Pour le genre, les correspondances acceptées sont les suivantes : H/Homme/Male/man mappées vers Homme ; F/Femme/Female/Woman mappées vers Femme ; Non binaire/Non-Binary/Non_Binary mappées vers Non binaire. Toute autre valeur est ignorée.
  • Les formats de dates acceptés sont les suivants : 25/12/1990, 25/12/1990 22:01:02, 1990-12-25, 1990-12-25 22:01:02, 1990-25-12T21:01:02+01:00, 662162462 (UNIX timestamp)

Import de tags

Pour affecter des tags aux participants, vous pouvez utiliser l'une des deux méthodes suivantes (ou les deux combinées) :

  • dans une même colonne, les tags sont séparés par des virgules
  • plusieurs colonnes avec chacune un tag

Lors de l'import, si des tags sont déjà affectés au participant, ils ne sont pas effacés. Les nouveaux tags s'ajoutent à ceux existants.

Si le tag n'existe pas encore, il est créé lors de l'import.

Attention, les tags sont sensibles à la casse. "Chat" et "chat" sont donc deux tags différents lors de l'import.

En cas de question sur l'import, contactez-nous par tchat ou par mail à contact@tandemz.io.

Créer et gérer une session

Cliquez sur "Nouvelle session" (ou "Créer une session" si c'est votre première !) puis renseignez les informations de votre session (avec une * celles obligatoires) :

Paramètres de l'annonce
  • Titre de la session* : il s'agit du titre qui s'affiche dans les mails et dans la page d'inscription pour les participants.
  • Description* : vous pouvez y écrire un petit texte explicatif pour vos participants, afin de leur expliquer le déroulé ou bien l'objectif de votre session par exemple.
  • Contrepartie : indiquez ce que le dédommagement que vous proposez au participant. Si vous n'offrez pas de dédommagement, laissez le champ libre.
Cible de participants
  • Nombre de participants* : nombre de personnes que vous recherchez pour votre étude.

  • Origine des participants : vous pouvez choisir de recruter vos participants dans votre panel, hors de votre panel (chez Tandemz), dans les deux ou dans aucun des deux.

    Si vous optez pour le recrutement hors de votre panel, indiquez-nous les critères que vous recherchez. Nous vous recontacterons dans les plus brefs délais.

    Si vous optez pour le recrutement dans votre panel, vous pouvez alors éditer la liste des personnes qui seront notifiées lors de la publication de l'annonce en incluant / excluant des tags ou en les décochant manuellement dans "Voir / modifier la liste des destinataires" et personnaliser le mail qui leur sera envoyé.

    Si vous ne souhaitez pas envoyer d'invitation tout de suite ou simplement transmettre le lien de l'étude à des personnes externes, ne sélectionnez rien et passez à la suite !

Questionnaire de sélection (optionnel)

Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un questionnaire à votre annonce afin d'obtenir plus d'information au sujet de vos participants et vous aider à sélectionner les bons profils.

Ajoutez autant de questions que vous le souhaitez, parmi les 3 types suivant :

  • Choix multiples : Proposez à vos participants de choisir leur(s) réponse(s) parmi une liste pré-déterminée de choix. Vous pouvez autoriser la sélection de réponses multiples, ainsi que limiter la quantité de réponses à choisir.
  • Texte Long
  • Texte Court
Formats et disponibilités
  • Durée d'une rencontre* : le temps de l'étude pour le participant
  • Intervalle minimum* : la durée de la pause entre deux créneaux possibles
  • Créneaux* : choisissez l'heure et la date de vos disponibilités pour la session. Vous devez indiquer au moins autant de créneau qu'il y a de participants recherchés.
  • Format de rencontre* : choisissez la ou les modalités de l'étude ainsi que les éventuelles instructions. Si vous en sélectionnez plusieurs, le choix sera laissé au participant lors de son inscription.

Prévisualisez votre annonce. Tout vous semble bon ? Alors publiez. Les invitations aux participants de votre panel sélectionnés seront envoyées à cet instant.

Vous avez besoin d'ajouter un questionnaire de sélection à votre annonce ? Nous avons une solution pour vous ! Contactez-nous par tchat ou par mail à contact@tandemz.io.

Lorsque vous créez une session de recherche utilisateur avec vos participants, vous pouvez avoir besoin d'affiner votre connaissance de leur profil pour mieux sélectionner ceux que vous voulez rencontrer.

Vous pouvez faire cela en ajoutant des questions à l'étape "Questionnaire de sélection". Cette étape est facultative :

  • si vous ne mettez pas de questions, vos participants auront directement accès aux créneaux de votre session pour prendre rendez-vous avec vous.
  • si vous ajoutez des questions, vos participants devront d'abord y répondre. Vous pourrez décider de si vous souhaitez leur proposer un rendez-vous ou non en fonction de leurs réponses.
  1. Cliquez sur le bouton "Ajouter une question"
  2. Choisissez dans la dropdown en haut à gauche le type de réponse que vous attendez à votre question (choix multiples, texte court, texte long)
    Choix de type de question
  3. Cochez en haut à droite la mention "obligatoire" si besoin. Si vous ne la cochez pas, vos participants seront libres de sauter cette question
  4. Remplissez l'intitulé de votre question
  5. Ordonnez vos questions comme bon vous semble avec les icônes de flèches qui apparaissent au survol en haut à gauche.
    Une question survolée entourée des icônes pour réordonner, dupliquer et supprimer
  6. Dupliquez ou supprimez vos questions avec les icônes de copie et de poubelle qui apparaissent au survol en haut à droite.
  7. Passez à l'étape suivante
  8. Publiez l'annonce

Une fois votre annonce publiée et partagée, vos participants verront systématiquement le questionnaire, et ne pourront pas choisir de créneau de rendez-vous tant que vous n'aurez pas vu leurs réponses et validé leur profil. Editer votre questionnaire de sélection n'aura pas d'impact sur les réponses déjà enregistrées.

Vous pouvez valider les profils des participants dans l'onglet "suivi de participants".

En cliquant sur votre session, vous disposez de deux onglets : Overview et Suivi des participants.

Overview

Consultez ici vos différents créneaux confirmés ou non, passés ou futur.

Pour chaque participant, vous avez la possibilité d'annuler sa participation en cliquant sur le menu de paramètres à droite de sa ligne.

Vous retrouvez en haut à droite de votre écran le lien d'inscription à la session, le mode édition de la session (crayon) et la prévisualisation :

Suivi des participants

Gérez ici vos recrutements dans ce tableau à colonnes :

  • Contactés : personnes que vous avez invitées à votre session mais n’ayant pas encore répondu.
  • A traiter : personnes ayant répondu au questionnaire de sélection de votre annonce. Cliquez sur la carte pour voir le détail de leurs réponses.

    Vous devez choisir de leur proposer un créneau ou bien d'écarter leur profil en cliquant sur les boutons correspondants. Vous pouvez également faire glisser les cartes (drag and drop) dans la colonne correspondante à votre choix.
  • Rdv proposés : personnes à qui vous avez proposé un créneau (uniquement dans le cas d'annonces avec un questionnaire de sélection).
  • Rdv planifiés : dès qu'une personne s'inscrit à un créneau, elle apparaît dans cette colonne. Si votre annonce ne possède pas de questionnaire de sélection, les participants passeront donc automatiquement de la colonne Contactés à la colonne Rdv planifiés.
  • Rdv passés : les personnes que vous avez déjà rencontrées apparaissent automatiquement dans cette colonne. Cliquez sur la carte : vous pouvez indiquer la personne comme rémunérée si vous lui avez versé son dédommagement, ou bien indiquer qu'elle n'est pas venue.

Finalement, le nombre de participants que vous avez déjà rencontrés vous convient ?

Il vous suffit de modifier le nombre de participants recherchés dans l'édition de votre session :

1- Rentrez dans votre session

2- Rendez-vous dans le menu d'édition de la session (crayon dans le menu supérieur) :

3- Dans "Cible de participants", modifiez le nombre de participants recherchés

4- Sauvegardez.

Il n'est pas possible d'annuler une session dans Tandemz. Cependant, une session active peut être rendue "Terminée" si vous ne souhaitez pas la poursuivre.

Si votre session a déjà des rendez-vous de programmés, vous devez tout d'abord annuler chaque rendez-vous. Pour cela :

1- Rendez-vous dans l'onglet Overview de votre session.

2- Cliquez sur le menu à droite de chaque participant puis sur Annuler.

3- Renseignez un motif à indiquer au participant dans le mail qu'il va recevoir, puis annulez le créneau.

Une fois tous les créneaux futurs annulés, modifiez votre session en vous rendant dans l'édition de la session (crayon du menu supérieur) :

Une fois dans l'édition, modifiez au choix :

  • Dans "Cible de participants", le nombre de participants recherchés à 0.
  • Dans "Formats et disponibilités", supprimez tous les créneaux futurs.

Sauvegardez. Votre session aura désormais le statut "Terminée" et ne seras plus accessible à l'inscription pour les participants.

Une session dispose d'un statut, qui peut être :

  • BROUILLON : la session n'est pas encore publiée, donc pas encore visible aux participants.
  • EN COURS : la session a été publiée et est en cours. Le nombre de participants demandé n'est pas encore atteint et il reste des créneaux disponibles dans le futur.
  • TERMINÉE : le nombre de participants demandé est atteint ou il n'y a plus de créneaux disponibles dans le futur.

Ces statuts sont mis à jour automatiquement, vous n'avez rien besoin de faire.

Pour mes participants

Lorsque vous les invitez à une session ou que vous leur proposez un créneau, vos participants reçoivent une notification mail, contenant un lien vers votre annonce.

Sur cette annonce, ils peuvent s'inscrire en autonomie en choisissant un des formats que vous avez sélectionné et un des créneaux que vous avez listé. L'organisateur de la session est notifié par mail dès que le participant valide son rendez-vous.

Suite à son inscription, il reçoit un mail de confirmation depuis lequel il peut, si besoin, changer ou annuler son créneau. L'organisateur de la session est alors notifié par mail.

Vos participants reçoivent des notifications par mail uniquement, aux événements suivants :

  • Confirmation d'inscription à un panel privé, lorsqu'il complète le formulaire d'inscription public.
  • Invitation à une session
  • Confirmation de la prise de rendez-vous, lorsqu'il a choisi un créneau.
  • Confirmation de la re-programmation d'un rendez-vous, lorsqu'il a changé son créneau.
  • Confirmation de l'annulation d'un créneau, lorsqu'il annule de lui-même.
  • Information de l'annulation d'un créneau, lorsque l'organisateur de la session annule son créneau.
  • Rappel automatique la veille de son rendez-vous.

De plus, si votre session a une étape de validation intermédiaire (par un questionnaire de sélection par exemple), le participant reçoit les notifications mails suivantes :

  • Confirmation de soumission du questionnaire, une fois qu'il a complété sa candidature.
  • Indication que sa participation est validée et proposition de créneaux lorsque l'organisateur choisit "Proposer un créneau".

Non car vos participants n'ont pas de compte sur la plateforme Tandemz. Ils peuvent seulement :

  • soumettre le formulaire d'inscription pour rejoindre votre panel privé
  • s'inscrire à une session lorsque vous les invitez
  • re-programmer et/ou annuler leur rendez-vous (une fois inscrits à l'une de vos sessions)

Si un participant ne souhaite plus faire partie d'un panel, il contacte directement le support Tandemz qui s'occupe d'effacer ses données (après avoir prévenu le propriétaire de son panel bien sûr).